Privaatsuspoliitika

Privaatsuspoliitika eesmärk on anda füüsilisele isikule, andmesubjektile, teavet isikuandmete töötlemise eesmärgi, mahu, kaitse ja töötlemistähtaja kohta andmete omandamise ajal ja andmesubjekti isikuandmete töötlemisel.

Vastutav töötleja:

Isikuandmete vastutav töötleja on OÜ (SIA) SILVANOLS (edaspidi – SLV), registrikood 40003233170, juriidiline aadress: Kurbada iela 2A, Riia, LV-1009, Läti.

SLV kontaktid isikuandmete töötlemisega seotud küsimustes: e-post:[email protected], Kurbada iela 2A, Riia, LV-1009, Läti, telefoninumber (+371) 67142829. Isikuandmete töötlemise kohta saate esitada küsimusi, kasutades antud kontakte või pöördudes meie juriidilisele aadressile. Oma õiguste rakendamise taotluse saate esitada kooskõlas käesoleva Privaatsuspoliitikaga.

Eelmises punktis määratud vastutava isiku ülesandeks on teavitada ja nõustada SLV töötajaid küsimustes, mis on seotud isikuandmete töötlemisega, jälgida isikuandmete kaitsega seotud normatiivaktide järgimist SLV-s, teha koostööd järelevalveasutusega ning nõustada isikuid, kes pöörduvad SLV-sse isikuandmete töötlemisega seotud küsimustes.

Millele kohaldatakse Privaatsuspoliitikat

Isikuandmed on igasugune teave tuvastatud või tuvastatava füüsilise isiku kohta.

Privaatsuspoliitikat kohaldatakse privaatsuse ja isikuandmete kaitse tagamiseks:

füüsiliste isikute suhtes – koostööpartnerite, töötajate ja kolmandate isikute suhtes, kes seoses teenuste osutamisega saavad või annavad üle SLV-le mistahes informatsiooni (sealhulgas kontaktisikud, maksed jne);

SLV büroo ja teiste ruumide ja territooriumide külastajate suhtes, muuhulgas videojälgimise teostamisel;

SLV poolt hallatava kodulehe kasutajate suhtes (edaspidi tekstis kõik koos – Isikud).

SLV hoolitseb Isikute privaatsuse ja isikuandmete kaitse eest, jälgib Isikute õigust isikuandmete töötlemise seaduslikkusele kooskõlas Euroopa Parlamendi ja Nõukogu 27.04.2016. määrusega 2016/679 füüsiliste isikute kaitse kohta isikuandmete töötlemisel ja selliste andmete vaba liikumise kohta (edaspidi – Määrus) ja teiste privaatsust ja andmete töötlemist puudutavate normatiivaktidega.

Privaatsuspoliitika kohaldub andmete töötlemisele sõltumata sellest, millises vormis on andmed esitatud ja kuidas neid töödeldakse.

SLV võib andmete töötlemise viisidele määrata täiendavaid lisatingimusi, millest Isikuid teavitatakse hetkel, kui nad esitavad vastavad andmed.

SVL töötleb isikuandmeid järgmistel eesmärkidel:

Teenuste osutamiseks ja lepingu täitmise tagamiseks. Eesmärk puudutab teenuste osutamist ja sõlmitud lepingute (tehingute) täitmist. Isikuandmete töötlemine teostatakse seaduse ja lepingu (tehingu) alusel;

Lepingu koostamiseks, sõlmimiseks või muutmiseks. Eesmärk puudutab olemasolevate või uute tehingute taotlusi, sealhulgas teenuseid. Isikuandmete töötlemine teostatakse seaduse või lepingu (tehingu) alusel;

Lepingu kohustuste täitmiseks ja teenuste tagamiseks;

Teenuste reklaamimiseks ja levitamiseks ehk ärilistel eesmärkidel;

Avalduste, kaebuste ja pretensioonide läbivaatamiseks ja töötlemiseks;

Arvelduste haldamiseks, võlgade tagasi saamiseks ja sissenõudmiseks. Eesmärk puudutab toiminguid, mis on teostatud isikuga arveldamisel. Isikuandmete töötlemine teostatakse seaduse ja lepingu (tehingu) alusel;

Kodulehe haldamiseks ja tegevuse parandamiseks;

Informatsiooni andmiseks riiklikele asutustele ja operatiivtegevuse subjektidele välistes normatiivaktides ettenähtud juhtudel ja mahus;

Isikuandmete töötlemiseks sisemistel halduseesmärkidel AS Olainfarm kontserni raames. Eesmärk puudutab isikuandmete töötlemist kontserni ettevõtete sisemistel halduseesmärkidel näiteks huvide konflikti ja seadusvastaste tehingute ennetamiseks. Isikuandmete töötlemine teostatakse õigustatud huvi alusel;

Siduvate normatiivaktide täitmiseks. Eesmärk puudutab normatiivaktides ettenähtud isikuandmete töötlemise aluseid, näiteks raamatupidamise, maksude, lõivude jm valdkondi;

SLV korralduslikuks juhtimiseks, planeerimiseks ja arvestuse pidamiseks (sealhulgas dokumendihaldus, protsesside, teenuste, informatsiooni süsteemide, isikute arvestus, ettevõtja järjepidevuse tagamine, avalike suhete ja sotsiaalse vastutuse realiseerimine). Eesmärk puudutab ettevõtte integreeritud juhtimise meetmeid, sealhulgas kooskõlas riiklike ja rahvusvaheiselt tunnustatud korporatiivse juhtimise põhimõtetega, tagades siseprotsesside jälgitavust, kontrolli ja täiustamist. Isikuandmete töötlemist teostatakse seaduse, õigustatud huvi ja isiku nõusoleku alusel;

Raamatupidamise/finantside ja maksude juhtimiseks. Eesmärk puudutab raamatupidamisarvestust, maksude tasumist, arveldusi jne. Töötlemist teostame seaduse ja lepingu (tehingu) alusel;

Teistel spetsiifilistel eesmärkidel, millest Isikuid informeeritakse enne andmete esitamist;

Igal mainitud juhul töötleb SLV Isiku andmeid vaid ulatuses, kuivõrd seda võimaldab konkreetne töötlemise eesmärk.

Kuidas SLV saab isikuandmeid

Teave, mida SLV saab Isikult, sõltub tehingu sisust. Me saame ka sellist informatsiooni, mis on esitatud mistahes koostöö raames.

Informatsioon, mida SLV-le on andnud andmesubjekt (Isik) ise, s.o kui andmesubjekt või tema volitatud isik võtab ühendust või teeb koostööd SLV-ga, nt sõlmides lepingu, taotledes informatsiooni või esitades taotluse konkreetse küsimuse või palve läbivaatmiseks, võttes ühendust informatiivsetes kanalites, sealhulgas sotsiaalvõrgustikes, külastades SLV poolt korraldatud üritusi või toetatud tegevusi, mille ajal võidakse teha fotosid või videosalvestusi, mille kohta on eelnevalt antud informatsioon.

Selleks, et täita normatiivaktide nõuded ning tagada pikaajalist koostööd, võib SLV-l olla vajadus taotleda andmeid ka avalikult kättesaadavatest registritest, sealhulgas LURSOFTi poolt hallatud andmebaasidest – Äriregister, kinnistusraamat, maksehäirete register, kommertspandiregister jm.

Külastades SLV kodulehte, võidakse kasutada küpsiseid, millest teavitame kodulehe külastuse ajal.

Isikuandmete töötlemise õiguslik alus

lepingu sõlmimiseks ja täitmiseks – et sõlmida leping taotluse alusel ja et tagada selle täitmist;

normatiivaktide täitmiseks – et täita normatiivaktides ettenähtud kohustusi või õiguseid;

andmesubjekti nõusolek;

seaduslik (õigustatud) huvi – olemasolevatest kohustustest, sõlmitud lepingutest või seadusest tuleneva SLV järgneva õigustatud (seadusliku) huvi realiseerimiseks:

äritegevuse teostamine;

lepinguliste kohustuste täitmise tagamine;

taotluste ja avalduste salvestamine seoses teenuste osutamisega, muudd taotluste ja avalduste salvestamine, märkuste esitamine nende kohta, sh nende kohta, mis on tehtud suuliselt ja kodulehel;

toodete ja teenuste väljatöötamine ja arendamine;

toodete ja teenuste reklaamimine;

teiste teadannete, mis puudutavad lepingu täitmise käiku ja lepingu täitmisele olulisi sündmusi, saatmine;

toodete kvaliteedi tagamine ja parandamine;

maksete haldamine;

teostatud maksete haldamine;

riigi juhtimise ja operatiivteenistuse asutustesse ja kohtusse pöördumine oma õiguslike huvide kaitseks;

ühiskonna teavitamine oma tegevusest.

Isikuandmete töötlemine ja kaitse

SLV töötleb ja kaitseb Isikute andmed, kasutades tänapäeva tehnoloogilisi võimalusi, arvestades esinevaid privaatsusriske ja mõistlikult kättesaadavaid korralduslikke, finantsilisi ja tehnilisi ressursse.

Sõlmitud lepingukohustuste täitmise kvaliteetseks ja operatiivseks tagamiseks võib SLV volitada oma koostööpartnereid teostama eraldiseisvaid, nagu näiteks töötajate ravikindlustuse teenus, arvete väljasaatmine jne teenuste osutamise toiminguid. Kui antud ülesannete täitmiseks töötlevad koostööpartnerid SLV käsutuses olevaid isikuandmeid, siis vastavad koostööpartnerid on loetavad volitatud töötlejatena ning SLV-l on õigus edastada koostööpartneritele ülesannete teostamiseks vajalikke isikuandmeid ülesannete teostamiseks vajalikus ulatuses.

SLV volitatud töötlejatest koostööpartnerid tagavad isikuandmete töötlemise ja kaitse nõuete täitmise kooskõlas normatiivaktidega ning ei kasuta isikuandmeid muuks otstarbeks kui vaid sõlmitud lepingutest tulenevate kohustuste täitmiseks SLV ülesandes.

Isikuandmete vastuvõtjate kategooriad ehk kellele andmeid avaldatakse

SLV ei avalda kolmandatele isikutele isikuandmeid või mistahes teenuste osutamise ja lepingu kehtivuse ajal saadud informatsiooni, sealhulgas informatsiooni teenuste iseloomu, olemuse jm kohta, välja arvatud juhtudel:

kui tuleb edastada andmeid kolmandale isikule sõlmitud lepingu raames, et täita mõnd lepingu täitmiseks vajalikku või seadusega delegeeritud funktsiooni (nt pangale arvelduste teostamiseks või teenuste tagamiseks);

kui on selleks saadud selge ja ühemõtteline andmesubjekti nõusolek;

normatiivaktides ettenähtud isikutele nende põhjendatud nõudmisel ja aktides ettenähtud korras ja ulatuses;

normatiivaktides ettenähtud juhtudel SLV seaduslike huvide kaitsmise otstarbel nt kohtusse või muudesse riiklikesse institutsioonidesse pöördumise korral.

Isikuandmeid võidakse avaldada AS-i Olainfarm kontserni ettevõtetele. AS-i Olainfarm kontserni ettevõtetes on füüsiliste isikute andmete kaitse prioriteet ning äriprotsesse täidetakse kooskõlas normatiivaktides sätestatud nõuetega.

Isikuandmeid võidakse avaldada koostööpartneritele. Ettevõtjatele, kellega on AS Olainfarm ettevõtted sõlminud koostöölepinguid ja omavad omavahelisi kohustusi. Näiteks teenuste ja tarne tagamiseks (sh pakkide ja lepingute tarnimine jm, sh kuller, post jne), teenuste kvaliteedi kontrollimiseks (sh küsitluste teostajad jm), ohutuse ja kaitse tagamiseks (koostööpartnerid, kes osutavad toetust töötajate, klientide, külastajate, objektide ja infrastruktuuri ohutuse ja kaitse tagamiseks, sh valve, õigusabi osutajad jm) ja juhtimise tagamiseks (koostööpartnerid korralduslike, finantsjuhtimise ja raamatupidamise protsesside juhtimiseks ja tagamiseks, sh audiitorid, revidendid, ürituste korraldajad jm).

Järelevalve asutused. Näiteks turujärelevalveasutused, õiguskaitseinstitutsioonid ja päästeteenistused vastavalt normatiivaktidele.

Kolmandad isikud. Näiteks füüsilised või juriidilised isikud, avalikud asutused, agentuurid või ettevõtted, mis ei ole andmesubjektid, vastutavad või volitatud töötlejad.

Isikuandmeid võidakse avaldada (üle anda) teisele isikule seoses ettevõtte ülemineku, mistahes ühinemise, omandamise ja aktiivse müügiga või Teenuste osutamise üleandmisega teisele ettevõtjale jne.

Isikuandmete avaldamine väljapoole Euroopa Liitu

SLV ei anna isikuandmeid üle väljapoole Euroopa Liitu.

Vajadusel tagab SLV normatiivaktides sätestatud protseduuri sellise isikuandmete töötlemise ja kaitse taseme tagamiseks, mis on samaväärne Määruses ettenähtuga.

Isikuandmete säilitamise kestus

Isikuandmeid säilitatakse senikaua, kui see on vajalik Privaatsuspoliitikas sätestatud eesmärkide saavutamiseks, ning kuinende kauem säilitamine ei ole sätestatud normatiivaktides. Andmete säilitamise kestuse määramiseks kasutatakse kriteeriume, mis vastavad normatiivaktides sätestatule; näiteks taotluste läbivaatamine, õiguste kaitse, küsimuste lahendamine, aegumise säilitamine jne ning arvestades füüsiliste isikute õigusi, näiteks määratakse selline andmete säilitamise tähtaeg, mille jooksul võidakse esitada tehinguga seotud nõudeid, kui sellised peaksid tekkima.

SLV säilitab ja töötleb isikuandmeid senikaua, kuni esineb vähemalt üks järgmistes kriteeriumidest:

sõlmitud leping ei ole kaotanud kehtivust;

normatiivaktides ettenähtud juhtudel seal sätestatud ulatuses ja tähtajaks;

ühel pooltest on juriidiline kohustus säilitada andmeid;

kehtib andmesubjekti nõusolek vastavate isikuandmete töötlemiseks, kui ei esine mõni teine andmete töötlemise seaduslik alus.

Pärast andmete säilitamise tähtaja lõppu isikuandmed kustutatakse või hävitatakse.

Isiku (andmesubjekti) õigused ja kohustused

Isikul (andmesubjektil) on õigus saada kogu informatsiooni, mis on tema kohta kogutud isikuandmete töötlemise süsteemi.

Isikul on õigus saada informatsiooni nende füüsiliste või juriidilisite isikute kohta, kes on kindlal ajavahemikul saanud vastutava töötleja käest informatsiooni isiku kohta. Isikule esitatava informatsiooni hulka on keelatud lisada riiklikke institutsioone, kes on kriminaalmenetluse läbiviiad, operatiivtegevuse subjektid või teised institutsioonid, kelle kohta andmete väljastamine on seadusega keelatud.

Isikul on õigus saada ka sellist informatsiooni, kui see konkreetsel juhul osutub asjakohaseks:

vastutava töötleja nimetus või ees- ja perekonnanimi ning aadress;

andmespetsialisti või SLV-s andmete töötlemise eest vastutava isiku kontaktinformatsioon;

isikuandmete töötlemise eesmärk, õiguslik alus ja viis;

isikuandmete vastuvõtjad või vastuvõtjate kategooriad, kui on olemas;

informatsioon selle kohta, et vastutav töötleja kavatseb saata isikuandmeid kolmandasse riiki või rahvusvahelisele organisatsioonile;

kuupäev, mil on viimast korda tehtud parandused andmesubjekti isikuandmetes, millal on need kustutatud või blokeeritud;

isikuandmete omandamise allikas, kui just seadus ei keela selliste andmete avaldamist;

isikuandmete säilitamise kestus või, kui see ei ole võimalik, kriteeriumid, mida kasutatakse kestuse määramiseks;

kinnitus, et andmesubjektil on õigus nõuda vastutavalt töötlejalt ligipääsu andmesubjekti isikuandmetele, nende parandamist, kustutamist või töötlemise piiramist andmesubjekti suhtes, õigus esitada vastuväiteid töötlemise osas ning õigus andmete ülekandmisele;

õigus igal ajal tühistada oma nõusolek mõjutamata sellise töötlemise, mille aluseks on olnud enne nõusoleku tühistamist antud nõusolek, seaduslikkust;

õigus esitada kaebust järelevalveasutusele;

informatsiooni või isikuandmete väljastamine on määratud kooskõlas seaduse või lepinguga, või see on eeldus lepingu sõlmimisele; informatsioon selle kohta, kas andmesubjektil on kohustus esitada isikuandmeid ja millised on tagajärjed juhul, kui andmeid ei esitata;

see, et toimub automatiseeritud otsuste vastuvõtmine, sealhulgas profiili analüüs.

Isikul on normatiivaktide kohaselt õigus nõuda ligipääsu oma andmetele ning taotleda töödeldud andmete täiendamist, parandamist, kustutamist või töötlemise piiramist, samuti on õigus esitada vastuväiteid andmete töötlemise osas, sealhulgas sellise andmete töötlemise vastu, mis on teostatud SLV seadusliku (õigustatud) huvi alusel, samuti on õigus andmete ülekandmisele. Neid õigusi saab täita niivõrd, kuivõrd andmete töötlemine ei tulene SLV kohustusest, mille aluseks on kehtivad normatiivaktid ja mida teostatakse ühingu huvides.

Isik võib esitada taotluse oma õiguste rakendamise kohta:

kirjalikult kohapeal aadressil: Kurbada iela 2A, Riia, LV-1009, Läti, esitades isikut tõendava dokumenti;

e-posti teel, allkirjastades turvalise elektroonlise allkirjaga ja saates e-posti aadressile [email protected];

Pärast Isiku taotluse kättesaamist oma õiguste rakendamise kohta kontrollib SLV Isiku isikusamasust, hindab taotlust ja täidab selle kooskõlas normatiivaktidega.

SLV saadab vastuse kättesaadud taotlusele posti teel märgitud kontaktaadressile tähitud kirjana või väljastab isiklikult, arvestades võimalikult palju Isiku poolt märgitud vastuse kättesaamise viisi.

SLV tagab andmete töötlemise ja kaitse nõuete täitmise kooskõlas normatiivaktidega ning pretensioonide korral täidab asjakohaseid toiminguid pretensioonide lahendamiseks. Kui see siiski ei õnnestu, on Isikul õigus pöörduda järelevalveasutuse poole, kelleks on Riiklik andmekaitse inspektsioon.

Isikul on kohustus mõistliku aja jooksul teavitada SLV-d SLV käsutuses olevate isikuandmete muudatuste kohta.

Isikul on kohustus enne koostöö alustamist tutvuda SLV Privaatsuspoliitikaga.

Isikuandmete töötlemise nõusolek ja õigus oma nõusolek tagasi võtta

Kui Isikuandmete töötlemine toimub nõusoleku alusel, siis Isikul on õigus igal ajal võtta andmete töötlemiseks antud nõusolek tagasi samal viisil nagu nõusolek sai antud; sellisel juhul edaspidi andmete töötlemist, mis on tuginenud konkreetseks eesmärgiks eelnevalt antud nõusolekul, edaspidi ei teostata.

Nõusoleku tagasivõtmine ei mõjuta andmete töötlemist, mis teostati ajal, mil Isiku nõusolek oli jõus.

Nõusoleku tagasivõtmisel ei saa peatada andmete töötlemist, mida teostatakse muudel õiguslikel alustel.

Muud sätted

SLV ei teosta füüsiliste isikute suhtes ei automatiseeritud otsuste vastuvõtmist ega profiili analüüsii.

SLV on õigus Privaatsuspoliitikat täiendada või muuta, muutes selle Isikute jaoks kättesaadaval oma kodulehel või SLV ruumides paberkandjal.

SLV säilitab Privaatsuspoliitika eelmisi redaktsioone ning need on kättesaadavad SLV kodulehel.

KINNITAN:

OÜ (SIA) SILVANOLS

Juhatuse esimees Liene Puriņa